Главная Решения Наши разработки ПРОЛОГ: Инвентаризация основных средств. Бюджет

Аутентификация



ПРОЛОГ: Инвентаризация основных средств. Бюджет
22.06.2010 15:41
Проблема сохранности и учета основных средств организации никогда не теряла своей актуальности. Инвентаризация ОС вручную, без применения специальных приспособлений, автоматизирующих учет - это долгая и утомительная процедура, чреватая ошибками. Аппаратно-программный комплекс «ПРОЛОГ: Инвентаризация основных средств. Бюджет» призван максимально облегчить и ускорить работу инвентаризационной комиссии бюджетного учреждения.

Назначение аппаратно-программного комплекса.


Аппаратно-программный комплекс «ПРОЛОГ: Инвентаризация основных средств. Бюджет» предназначен для автоматизации проведения инвентаризации основных средств в учреждениях бюджетной сферы. Использование этого аппаратно-программного комплекса позволяет:
  • Обеспечить уникальную идентификацию объектов основных средств при помощи специальных этикеток со штрих-кодом, предназначенным для автоматического распознавания. Использование этикеток позволяет значительно снизить трудозатраты при нанесении инвентарных номеров и сокращает вероятность возникновения ошибок при маркировке основных средств.
  • Значительно сократить временные издержки и трудозатраты при проведении инвентаризации.
  • Уменьшить вероятность кражи или другого несанкционированного исчезновения имущества.
  • Исключить возможность пересортицы или подмены основных средств во время проведения инвентаризации.
  • Повысить качество учета основных средств в учреждении, при этом в полном соответствии с существующими регламентными документами.
  • Получать информацию об основном средстве в момент проведения инвентаризации в объеме «Инвентарной карточки по учету основных средств».
  • Полностью автоматизировать отражение результатов проведения инвентаризации в бухгалтерской учетной системе.
В конечном итоге, использование аппаратно-программного комплекса позволяет повысить сохранность объектов основных средств в бюджетном учреждении.


Состав аппаратно-программного комплекса.

Аппаратно-программный комплекс «ПРОЛОГ: Инвентаризация основных средств. Бюджет» включает в себя:

Принтер печати этикеток.

  • Терминал сбора данных, состоящий из планшетного компьютера и беспроводного сканера штрих-кода.
  • Беспроводная точка доступа стандарта WI-FI.
  • Программный модуль для рабочего места бухгалтера по учету основных средств.
  • Программный модуль терминала сбора данных.

Внешний вид комплекса представлен на рисунке 1.

Рисунок 1

Функциональная схема комплекса представлена на рисунке 2.

Рисунок 2

Принтер печати этикеток наносит текст и штрих-код на особые этикетки, имеющие клеевой слой для наклеивания на объекты основных средств. Этикетки нанесены на специальную технологическую ленту, с которой их легко отделять и переносить на объекты основных средств. В принтере применяется технология термопереноса красителя при печати, что позволяет достичь долговечности печатного изображения – оно долго не выцветает. Сам принтер подключается к компьютеру бухгалтера по учету основных средств по интерфейсу USB. Программа для печати этикеток автоматически встраивается в бухгалтерскую информационную базу и вызывается из документов, отражающих движение основных средств в учетной системе. При вводе аппаратно-программного комплекса в эксплуатацию реализован режим групповой печати этикеток.

 

Терминалом сбора данных в комплексе выступает планшетный компьютер. Он загружает из бухгалтерской информационной базы подготовленные документы «Инвентаризация ОС» и характеристики основного средства. Использование полнофункционального персонального компьютера позволило значительно повысить удобство мобильной части комплекса: благодаря большому экрану, инвентаризационная ведомость выглядит так же, как на настольном компьютере, что облегчает работу персонала. Встроенное программное обеспечение планшетного компьютера дает возможность легко просматривать инвентаризационные описи и всю информацию по основным средствам. По завершении инвентаризации документы выгружаются в информационную базу с проставленным фактическим количеством по основным средствам. Кроме того, удобный, интуитивно понятный, интерфейс планшетного компьютера позволяет управлять всеми функциями терминала простым касанием поверхности экрана планшета.

 

Для обмена данными с бухгалтерской учетной системой используется связь через беспроводной интерфейс. Это дает возможность значительно упростить эксплуатацию комплекса. Для организации беспроводного сетевого интерфейса в состав комплекса входит беспроводная точка доступа, она подключается по интерфейсу USB к компьютеру, на котором находится бухгалтерская информационная база. Обмен данными между планшетным компьютером и информационной базой проходит в автоматическом режиме и абсолютно прозрачен для пользователя.

 

Считывание штрих-кода с основных средств производится с помощью лазерного беспроводного сканера. Это позволяет легко считывать информацию с этикеток, расположенных в неудобных местах. Радиус передачи информации со сканера на планшетный компьютер составляет около 10 метров. Применение лазерной технологии обеспечивает надежность считывания и распознавания штрих-кода.

Методика проведения инвентаризации.

Проведение инвентаризации с применением аппаратно-программного комплекса состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Начальная маркировка основных средств.

Прежде всего, нужно промаркировать все основные средства и центры материальной ответственности (ЦМО). Это наиболее трудоемкий и ответственный этап внедрения аппаратно-программного комплекса. Для использования комплекса при проведении инвентаризации на каждом объекте основных средств и каждом центре материальной ответственности должна быть наклеена этикетка, содержащая штрих-код с уникальным номером. Для основных средств таким уникальным номером является инвентарный номер, а для центров материальной ответственности – код ЦМО. Внешний вид этикетки показан на рисунке 3.

Рисунок 3Рекомендуется!

Перед начальной маркировкой объектов основных средств проверить уникальность инвентарных номеров в учетной информационной системе, в том числе и у основных средств, находящихся на групповом учете.

 

После проведения проверки в учетной системе создаются стандартные документы, используемые при проведении инвентаризации основных средств. Они формируются на ту дату, с которой намечено внедрение аппаратно-программного комплекса в учреждении.
На основе этих документов печатаются инвентаризационные описи и этикетки основных средств. Этикетки нанесены на технологическую ленту, при этом каждая лента соответствует инвентаризационной описи. Этикетки для ЦМО печатаются из справочника Центров материальной ответственности. Дальнейшие действия соответствуют действиям при инвентаризации, проводимой вручную, но с тем отличием, что при подтверждении фактического наличия основного средства на него наносится этикетка с его инвентарным номером. Этикетки центров материальной ответственности наклеиваются на видном месте в местах хранения основных средств.

Рекомендуется!

При начальной маркировке объектов основных средств выгрузить инвентаризационные описи в терминал сбора данных, и после наклейки этикетки считывать ее. Таким образом, вы автоматически будете контролировать маркировку основных средств.

 

Этап 2. Маркировка основных средств при принятии к учету.

При принятии основного средства к учету в бухгалтерской информационной базе формируется соответствующий документ, из которого печатается акт приемки основного средства установленной формы, а также этикетка на технологической ленте. Этикетка наклеивается на основное средство.

Рекомендуется!
Контролировать исполнительскую дисциплину материально-ответственных лиц. На каждое основное средство должен быть нанесен инвентарный номер в виде этикетки.

Этап 3. Инвентаризация основных средств.

После выхода приказа о проведении инвентаризации в бухгалтерской учетной системе создаются документы по инвентаризации основных средств – для всех центров материальной ответственности и видов учета.
Эти документы автоматически загружаются в терминал сбора данных. Инвентаризационная комиссия в процессе инвентаризации считывает штрих-коды с основных средств, затем фактическое наличие основных средств автоматически отображается в инвентаризационных описях, загруженных в планшетный компьютер.
По завершении инвентаризации данные о фактическом наличии основных средств перегружаются из терминала сбора данных в электронные документы бухгалтерской учетной системы, и на основании их печатаются инвентаризационные описи и сличительные ведомости установленного образца. Схема проведения инвентаризации с использованием аппаратно-программного комплекса представлена на рисунке 4.

Рисунок 4

 

Наши специалисты с удовольствием ответят на любые Ваши вопросы по данному ПО.
Звоните: +7 (8172) 75-92-55.
 

Поиск

Контакты

Есть вопросы ?

Пишите: info@proflogic.ru

сейчас на сайте

Сейчас 26 гостей онлайн
вологодская реклама